1. Hvordan blir Naturenbilder ledet?

KAN DU FORKLARE DETTE?

Hvordan blir Naturenbilder ledet?

• Hvilken oppgave har Det høyeste administrasjonsråd?
• Hvorfor kan Rådet gjøre feil?
• Hvordan kan andre komme med forslag?
• Hvorfor må vi noen ganger vente før en forandring blir gjennomført?
• Hvordan bør vi reagere når vi ikke forstår eller er enige i en avgjørelse?

1, 2. Hvorfor trenger Naturenbilder en tydelig ledelse?

1 Naturenbilder utfører arbeid på flere områder. Det kan blant annet dreie seg om fotografering, artikler, publisering, nettsider, sosiale medier, lokalhistorie, forskning, arkivering og forskjellige prosjekter. Når mange oppgaver og ideer skal behandles, er det nødvendig med tydelig ledelse. Uten en ordnet ledelse kunne forskjellige personer ha arbeidet i hver sin retning, og det kunne ha oppstått uklarhet om hvem som hadde ansvaret for de endelige avgjørelsene.

2 Ledelse handler ikke bare om å bestemme. Det innebærer å planlegge, undersøke, organisere, prioritere, fordele oppgaver og ta ansvar. Ledelsen må vurdere hva organisasjonen har kapasitet til, hvilke prosjekter som bør prioriteres, og om en plan virkelig passer til Naturenbilders formål. Noen ideer kan være gode, men likevel måtte vente fordi tiden, ressursene eller forholdene ennå ikke ligger til rette.

3. Hvem har det øverste ansvaret i Naturenbilder?

3 Naturenbilder blir ledet av Det høyeste administrasjonsråd, som også kan omtales som Administrasjonsrådet eller ganske enkelt Rådet. Rådet er organisasjonens øverste administrative ledelse. Det har ansvaret for organisasjonens overordnede retning, struktur, virksomhet og større avgjørelser. For tiden består Rådet av grunnleggeren og lederen, Tomas Andor Arntsen.*

Rådet behandler spørsmål som angår hele organisasjonen. Det kan for eksempel gjelde:

• organisasjonens formål og retning
• navn og organisatorisk struktur
• nettsider og publikasjoner
• regler og retningslinjer
• opprettelse eller avslutning av prosjekter
• samarbeid og ansvarsfordeling
• større endringer i virksomheten
• hva som skal publiseres offentlig
• hvilke oppgaver som må prioriteres

RÅDET LEDER ORGANISASJONEN

4. Hva betyr det at Rådet har den høyeste administrative myndigheten?

4 At Rådet har den høyeste administrative myndigheten, betyr at det har ansvaret for å treffe den endelige avgjørelsen i saker som angår Naturenbilder. Andre kan komme med opplysninger, råd og forslag, men det er Rådet som må avgjøre hva organisasjonen skal gjøre. Dette er nødvendig for å bevare enhet og orden. Dersom enhver person selv kunne bestemme hva som skulle gjøres i organisasjonens navn, ville det ikke lenger finnes én tydelig ledelse.

Rådets myndighet betyr imidlertid ikke at Rådet skal ignorere andre. Et ansvarlig råd lytter til gode forslag, undersøker opplysninger og vurderer flere muligheter før en viktig avgjørelse blir tatt.

5. Hvorfor må ledelsen se hele organisasjonen under ett?

5 En person som foreslår et prosjekt, ser kanskje først og fremst fordelene ved akkurat dette prosjektet. Rådet må derimot vurdere hele organisasjonens situasjon. Det må tenke på arbeidsmengde, tid, tilgjengelige personer, kostnader, tekniske muligheter og andre prosjekter som allerede er i gang.

En idé kan derfor være nyttig uten at den kan gjennomføres med en gang. Dersom organisasjonen allerede har mange uferdige oppgaver, kan det være nødvendig å fullføre disse før et nytt prosjekt begynner. Å utsette en idé betyr derfor ikke nødvendigvis at ideen er dårlig. Det kan bety at ledelsen forsøker å beskytte organisasjonen mot å påta seg mer enn den kan klare.

6. Hvilket ansvar har grunnleggeren og lederen?

6 Grunnleggeren og lederen har et særlig ansvar for å bevare Naturenbilders identitet, historie og formål. Han må sørge for at organisasjonen ikke gradvis beveger seg bort fra det den ble opprettet for. Han må også vurdere hva organisasjonen skal utvikle seg til i framtiden.

Lederen må være villig til å treffe avgjørelser selv når avgjørelsen ikke vil glede alle. Han må noen ganger si nei til en idé, avslutte et prosjekt som ikke fungerer, eller forandre en tidligere ordning. Samtidig må han være villig til å lytte og rette opp en avgjørelse dersom det senere viser seg at den var feil.

HVORDAN AVGJØRELSER BLIR TATT

7, 8. Hvordan kan en sak bli behandlet før en avgjørelse blir tatt?

7 En avgjørelse bør ikke alltid tas straks en idé oppstår. Først må det undersøkes hva ideen innebærer. Ledelsen kan spørre:

Hva er hensikten? Hvilket behov skal dekkes? Passer dette til organisasjonens formål? Hvem skal utføre arbeidet? Finnes det nok tid? Kan prosjektet vedlikeholdes over lengre tid? Kan det oppstå problemer som ennå ikke er vurdert?

8 Etter undersøkelsen kan forslaget bli godkjent, forandret, utsatt eller avslått. Noen ganger kan en liten prøve gjennomføres før Rådet avgjør om ordningen skal bli permanent. Etter at en avgjørelse er gjennomført, må resultatet vurderes. Dersom ordningen ikke fungerer slik man hadde forventet, kan den bli justert eller avsluttet.

En vanlig framgangsmåte kan derfor være:

1. Et behov eller en idé blir oppdaget.
2. Saken blir undersøkt.
3. Mulige fordeler og problemer blir vurdert.
4. Forslaget blir eventuelt justert.
5. Rådet treffer en avgjørelse.
6. Avgjørelsen blir gjennomført.
7. Resultatet blir senere vurdert.

9. Hva er forskjellen på en idé og en offisiell avgjørelse?

9 Det er viktig å skille mellom en personlig idé, et forslag og en offisiell avgjørelse. En leder kan nevne noe han vurderer, uten at det dermed er bestemt. En medarbeider eller leser kan også foreslå en forandring, men forslaget blir ikke automatisk Naturenbilders offisielle standpunkt.

Først når Rådet har behandlet og godkjent saken, kan den regnes som en offisiell avgjørelse. Dette gjør det mulig å drøfte flere muligheter uten at enhver foreløpig tanke blir oppfattet som et endelig vedtak.

FORSLAG KAN KOMME FRA MANGE

10. Hvem kan oppdage noe som bør undersøkes?

10 Gode ideer trenger ikke alltid å oppstå hos Rådet. En medarbeider, en fotograf, en skribent, en leser eller en annen person kan oppdage noe som ledelsen ikke tidligere har vært oppmerksom på.

En person kan for eksempel:

• oppdage en feil i en artikkel
• finne nye opplysninger
• stille et viktig spørsmål
• foreslå et nytt prosjekt
• oppdage en bedre arbeidsmåte
• finne et problem på en nettside
• foreslå at eldre materiale blir bevart
• gjøre Rådet oppmerksom på en mulig fare
• se at en regel er uklar eller vanskelig å følge

Rådet bør ikke avvise en opplysning bare fordi den først ble oppdaget av en annen. Det viktige er om opplysningen er riktig og relevant.

11. Hva skjer når noen kommer med et forslag?

11 Når noen kommer med et forslag, bør det legges fram tydelig og respektfullt. Det er nyttig å forklare hva problemet er, hvilke opplysninger man har, og hvilken løsning man foreslår. Da blir det lettere for Rådet å undersøke saken.

Den som kommer med forslaget, bør samtidig forstå at Rådet kan komme fram til en annen konklusjon. Ledelsen kan ha kjennskap til forhold som ikke er offentlig kjent, eller den kan måtte prioritere andre behov. Det kan også hende at Rådet er enig i selve ideen, men mener at den må gjennomføres på en annen måte.

12. Når blir et forslag organisasjonens offisielle standpunkt?

12 En personlig oppdagelse eller mening blir ikke organisasjonens offisielle standpunkt før Rådet har behandlet saken og tatt en avgjørelse. Dette gjelder også dersom forslaget kommer fra en person som har en viktig oppgave i Naturenbilder.

En medarbeider kan ha oppdaget noe riktig. Likevel må Rådet vurdere hvordan opplysningen skal brukes, om den trenger ytterligere undersøkelse, og hvordan en eventuell forandring skal presenteres. Det endelige ansvaret kan ikke legges på den som bare kom med den første ideen.

RÅDET KAN GJØRE FEIL

13. Er Rådet ufeilbarlig?

13 Nei. Rådet er ikke ufeilbarlig. Det består av mennesker og kan derfor gjøre feil. Det kan misforstå opplysninger, undervurdere et problem eller ta en avgjørelse som senere viser seg å være lite hensiktsmessig.

Rådet kan også ta en avgjørelse på grunnlag av den informasjonen som var tilgjengelig på det tidspunktet. Senere kan nye opplysninger komme fram og vise at avgjørelsen bør forandres. Det betyr ikke nødvendigvis at ledelsen tidligere handlet uærlig. Det kan ganske enkelt bety at forståelsen eller situasjonen har utviklet seg.

14. Hvilke typer feil kan ledelsen gjøre?

14 En feil kan oppstå på forskjellige måter. Ledelsen kan for eksempel:

• publisere en unøyaktig opplysning
• misforstå et forslag
• velge en dårlig teknisk løsning
• starte for mange prosjekter samtidig
• undervurdere arbeidsmengden
• uttrykke en regel uklart
• avslutte et prosjekt for tidlig
• vente for lenge med en nødvendig forandring
• tro at en ordning vil fungere bedre enn den faktisk gjør

Ikke alle feil er like alvorlige. Noen kan rettes raskt, mens andre kan ha påvirket organisasjonen over lengre tid. I begge tilfeller bør feilen undersøkes ærlig.

15. Hva bør Rådet gjøre når det oppdager en feil?

15 Et ansvarlig råd forsøker ikke å skjule en feil bare for å beskytte sitt eget omdømme. Det bør undersøke saken, erkjenne det som var galt, og foreta nødvendige rettelser.

Det kan innebære å:

• korrigere en artikkel
• forandre en regel
• oppheve et tidligere vedtak
• gjenopprette noe som ble fjernet
• forklare hvorfor en avgjørelse blir endret
• be om unnskyldning når det er nødvendig
• forbedre arbeidsmåten slik at feilen ikke gjentas

Å rette en feil gjør ikke nødvendigvis ledelsen svakere. Det kan vise at ledelsen setter sannhet, nøyaktighet og organisasjonens beste høyere enn personlig stolthet.

KLARERE FORSTÅELSE

16. Hvorfor kan organisasjonens forståelse eller framgangsmåte bli justert?

16 Naturenbilder kan med tiden få mer kunnskap og erfaring. En ordning som virket god da den ble opprettet, passer kanskje ikke lenger. Ny teknologi kan gjøre en annen løsning mulig. Et prosjekt kan vokse og derfor kreve en tydeligere struktur. Nye opplysninger kan vise at en tidligere forklaring var ufullstendig.

Derfor kan Rådet justere en tidligere avgjørelse. En slik justering betyr ikke alltid at alt som ble gjort tidligere, var galt. Den kan vise at organisasjonen nå forstår saken bedre eller har fått mulighet til å forbedre framgangsmåten.

17. Hvem avgjør at organisasjonen skal foreta en offisiell justering?

17 En person kan oppdage at noe bør forandres, men det er Rådet som avgjør om organisasjonen offisielt skal foreta justeringen. Det gjelder også når oppdagelsen først blir gjort av et medlem av Rådet. En foreløpig tanke må undersøkes før den blir gjort til en fast ordning.

Dersom Rådet i framtiden består av flere personer, vil ikke ett enkelt rådsmedlem alene utgjøre hele Rådet. Medlemmet kan komme med et forslag, men den offisielle avgjørelsen må treffes av Rådet som samlet ledelsesorgan.

18. Betyr en senere forandring at man ikke kunne stole på den tidligere ledelsen?

18 Ikke nødvendigvis. Menneskelig ledelse vil alltid være begrenset. En avgjørelse må vurderes ut fra hva man visste, hvilke ressurser man hadde, og hvilken situasjon organisasjonen befant seg i da avgjørelsen ble tatt.

Men dersom det viser seg at en ordning skaper skade eller bygger på feil opplysninger, må Rådet være villig til å rette den. Tillit bør derfor ikke bygge på en forventning om at ledelsen aldri gjør feil. Den bør bygge på at ledelsen forsøker å være ærlig, ansvarlig og villig til å korrigere seg.

INGEN ENKELTPERSON ER HELE ORGANISASJONEN

19. Er Rådet det samme som hele Naturenbilder?

19 Rådet leder Naturenbilder, men organisasjonen består ikke bare av Rådet. Arbeidet kan også bli støttet av medarbeidere, bidragsytere, fotografer, lesere, medlemmer og andre som deler opplysninger eller materiale. Hver person kan bidra på forskjellige måter.

Samtidig må det finnes en klar forskjell mellom dem som bidrar til arbeidet, og det organet som har det endelige administrative ansvaret. En bidragsyter kan gjøre et viktig arbeid uten å være medlem av Rådet. På samme måte kan en person ha en god idé uten å ha myndighet til å bestemme på vegne av hele organisasjonen.

20. Betyr en høyere stilling at en person er mer verdifull?

20 Nei. En ledende oppgave handler om ansvar, ikke om menneskeverd. At en person har myndighet til å treffe en bestemt avgjørelse, betyr ikke at personen er mer intelligent, viktigere eller mer verdifull enn andre.

En medarbeider kan ha større kunnskap enn lederen på et bestemt område. En fotograf kan forstå fotografering bedre. En lokalhistoriker kan vite mer om et sted. En teknisk medarbeider kan forstå nettsider bedre. En god leder erkjenner dette og bruker andres kunnskap når avgjørelser skal tas.

NÅR VI ER UENIGE

21. Er det galt å være uenig med Rådet?

21 Det er ikke nødvendigvis galt å være uenig. En person kan se et problem fra en annen side eller ha opplysninger som Rådet mangler. Saklig uenighet kan derfor hjelpe organisasjonen.

Men måten uenigheten uttrykkes på, er viktig. Det er forskjell på å legge fram et spørsmål respektfullt og å angripe ledelsen. Sinne, latterliggjøring, beskyldninger og forsøk på å skape motstand hjelper ikke Rådet til å forstå saken bedre.

22. Hvordan kan en uenighet legges fram på en god måte?

22 Den som er uenig, kan forklare:

• hvilken avgjørelse det gjelder
• hva han eller hun mener er problemet
• hvilke opplysninger vurderingen bygger på
• hvilke konsekvenser avgjørelsen kan få
• hvilken annen løsning som foreslås

Det er bedre å være konkret enn å si at «alt er galt». Dersom en person hevder at det finnes en feil, bør personen så langt det er mulig vise nøyaktig hvor feilen ligger. Det gjør det lettere å undersøke saken.

23. Hva må vi gjøre etter at vi har lagt fram synspunktet vårt?

23 Etter at synspunktet er lagt fram, må Rådet få tid til å undersøke saken. Det kan være nødvendig å lese dokumenter, sammenligne opplysninger eller vurdere konsekvensene. En viktig avgjørelse bør ikke alltid tas i samme øyeblikk som spørsmålet blir reist.

Den som kom med forslaget, bør derfor ikke stadig presse på for å få den avgjørelsen han selv ønsker. Det er mulig å minne om en sak dersom den har blitt glemt, men gjentatt press kan gjøre en rolig undersøkelse vanskeligere.

NÅR VI IKKE FORSTÅR EN AVGJØRELSE

24. Hvorfor kan en avgjørelse være vanskelig å forstå?

24 Noen ganger kjenner en person bare én del av saken. Rådet kan måtte ta hensyn til flere opplysninger, personer eller prosjekter. Det kan også finnes private eller interne forhold som ikke bør offentliggjøres.

Det betyr ikke at enhver avgjørelse automatisk er riktig. Men det betyr at man bør være forsiktig med å dømme en avgjørelse før man kjenner bakgrunnen. Det kan være klokt å stille et ærlig spørsmål før man trekker en bestemt konklusjon.

25. Må vi være enige i enhver avgjørelse for å samarbeide?

25 Nei. Det er mulig å følge en praktisk ordning selv om man personlig ville ha valgt en annen løsning. I enhver organisasjon vil det finnes saker der flere løsninger kunne ha fungert. Dersom avgjørelsen ikke er skadelig eller uærlig, kan det være nødvendig å støtte den valgte framgangsmåten for å bevare orden.

Å samarbeide betyr ikke at man må late som om man aldri har spørsmål. Det betyr at man ikke lar enhver personlig uenighet utvikle seg til en konflikt som forstyrrer hele organisasjonens arbeid.

RÅDET MÅ BRUKE MYNDIGHETEN RIKTIG

26. Hvordan bør Rådet bruke sin myndighet?

26 Rådet bør bruke myndigheten til å tjene organisasjonens formål, ikke til å opphøye seg selv. Ledelsen bør skape orden, beskytte arbeidet, løse problemer, fordele ansvar og sørge for at nødvendige avgjørelser blir tatt.

Rådet bør ikke bruke sin stilling til å stanse alle spørsmål eller framstille enhver uenighet som illojalitet. Dersom en opplysning er riktig, bør den undersøkes uansett hvem som kom med den. Myndigheten fritar ikke Rådet for å forklare, lytte og rette feil.

27. Hvorfor må Rådet være ydmykt?

27 Siden Rådet kan gjøre feil, må det være ydmykt. Det må huske at en tittel eller stilling ikke gjør en persons vurderinger fullkomne. Et råd som tror at det aldri kan ta feil, risikerer å overse viktige advarsler.

Ydmykhet betyr ikke at Rådet aldri skal treffe bestemte avgjørelser. Ledelsen må fortsatt være tydelig. Men den kan være tydelig samtidig som den erkjenner sine begrensninger og lytter til andre.

EN ORGANISASJON I UTVIKLING

28. Hvorfor kan Naturenbilders organisering forandre seg over tid?

28 En mindre organisasjon kan i begynnelsen ha en enkel struktur. Én person kan utføre mange forskjellige oppgaver. Etter hvert som arbeidet vokser, kan det bli nødvendig å fordele ansvar, opprette nye arbeidsområder eller utvide Rådet.

Slike forandringer bør ikke gjennomføres bare for å skape flere titler. Det må finnes et reelt behov. Personer som får ansvar, må forstå Naturenbilders formål, samarbeide godt og være villige til å følge organisasjonens avgjørelser.

29. Hva vil det bety dersom Rådet en dag får flere medlemmer?

29 Dersom Rådet får flere medlemmer, må de samarbeide som ett ledelsesorgan. Ingen av dem vil alene være hele Rådet. Et medlem kan ha en personlig mening, men Rådets offisielle avgjørelse vil være den avgjørelsen som blir tatt etter at medlemmene har behandlet saken sammen.

Det kan hende at ikke alle først mener det samme. De må derfor lytte til hverandre, undersøke saken og forsøke å komme fram til en samlet avgjørelse. Når avgjørelsen er tatt, bør ingen enkeltmedlem framstille sin tidligere personlige mening som organisasjonens offisielle syn.

BEVAR ROEN OG VENT

30. Hvorfor kan det være nødvendig å vente på en forandring?

30 En nødvendig forandring blir ikke alltid gjennomført straks behovet blir oppdaget. Det kan ta tid å samle nok opplysninger, finne den riktige løsningen eller fullføre andre oppgaver. Det kan også være nødvendig å se om problemet er midlertidig eller om det viser et mer varig behov.

En utsettelse betyr derfor ikke alltid at ledelsen har avvist spørsmålet. Rådet kan være enig i at en forandring bør komme, men mene at tiden ennå ikke er inne.

31. Hvordan bør vi reagere dersom Rådet ikke straks er enig med oss?

31 Vi bør ikke bli opprørt bare fordi Rådet ikke straks godtar et forslag. At ledelsen trenger mer tid, betyr ikke nødvendigvis at personen som kom med forslaget, ikke blir respektert. Det betyr heller ikke at forslaget aldri vil bli brukt.

Vi kan ha sagt det som var nødvendig og gitt Rådet de opplysningene vi har. Deretter bør vi gi ledelsen anledning til å vurdere saken. Sinne eller sterkt press gjør ikke forslaget riktigere og fører sjelden til en bedre avgjørelse.

32. Hva om vi fortsatt mener at en avgjørelse er feil?

32 Dersom saken er viktig, kan vi senere legge fram nye opplysninger eller forklare spørsmålet tydeligere. Men vi bør ikke la uenigheten gjøre oss bitre. Vi må skille mellom en alvorlig feil og en avgjørelse som bare er annerledes enn den vi selv ville ha tatt.

Dersom avgjørelsen faktisk er feil, kan tiden gjøre dette tydeligere. Erfaringer kan vise hvilke problemer ordningen skaper. Nye opplysninger kan komme fram. Da kan Rådet få et bedre grunnlag for å foreta en justering.

33. Hvorfor må vi vente til tiden er inne?

33 En god idé kan mislykkes dersom den blir gjennomført på feil tidspunkt. Organisasjonen kan mangle personer, kunnskap, penger,• tekniske løsninger eller kapasitet. Dersom man presser fram forandringen før forholdene ligger til rette, kan resultatet bli dårligere enn om man hadde ventet.

Å vente betyr ikke å gi opp. Det betyr å erkjenne at både ideen og tidspunktet må være riktig. Når tiden er inne, kan forandringen gjennomføres på en ordnet og gjennomtenkt måte.

34. Hvordan kan vi støtte Naturenbilders ledelse?

34 Vi støtter organisasjonens ledelse ved å samarbeide, komme med ærlige opplysninger, utføre oppgavene våre samvittighetsfullt og respektere den fastsatte ansvarsfordelingen. Vi kan også støtte Rådet ved å gjøre oppmerksom på feil på en saklig måte.

Støtte betyr ikke blind enighet. Et råd som kan gjøre feil, trenger mennesker som tør å si fra respektfullt. Men etter at en sak er lagt fram, må vi vise tålmodighet og la den bli behandlet på en ordnet måte.

35. Hva bør vi være fast bestemt på?

35 Vi bør være fast bestemt på å bidra til enhet, nøyaktighet og godt samarbeid i Naturenbilder. Vi bør være lydige mot organisasjonen selv om vi ikke forstår eller det høres merkelig ut. Vi må være lydige og ikke være kritiske. Hvordan kan vi stole på selskapet hvis vi er kritiske? Vi må vise enhet, ikke bli splittet. Vi bør ikke forvente fullkommenhet eller perfekt av en menneskelig ledelse. Samtidig bør vi forvente at Rådet tar ansvar, undersøker spørsmål og retter feil når det er nødvendig.

Når vi ikke forstår en avgjørelse, bør vi først forsøke å få klarhet. Når vi oppdager en mulig feil, bør vi legge den fram. Når saken trenger tid, bør vi vente. Vi må ikke bli opprørt fordi en forandring ikke kommer så raskt som vi ønsker. Dersom den er riktig og nødvendig, vil Rådet kunne gjennomføre den når saken er tilstrekkelig undersøkt og tiden er inne.

KAN DU FORKLARE DETTE?

• Hvorfor trenger Naturenbilder Det høyeste administrasjonsråd?
• Hvorfor er ikke enhver idé en offisiell avgjørelse?
• Hvordan kan lesere, medarbeidere og andre hjelpe Rådet?
• Hvorfor kan Rådet ta feil?
• Hva bør Rådet gjøre når en feil blir oppdaget?
• Hvordan kan man uttrykke uenighet på en respektfull måte?
• Hvorfor må vi noen ganger vente før en forandring blir gjennomført?
• Hvorfor bør vi ikke bli opprørt når Rådet ikke straks er enig med oss?